PORADNIK

Standardowe czynności dotyczące obsługi spółek prawa handlowego wykonywane miesięcznie:

1. Book-keeping of SPV/ księgowanieTo proces polegający na:

  • kontroli otrzymanych faktur pod względem merytorycznym,
  • sprawdzeniu poprawności wystawionych faktur pod względem podatkowym,
  • sprawdzeniu zasadności wystawionych faktur i otrzymaniu potwierdzenia od osób zarządzających projektami, że koszty są zgodne z umowami.
  • wprowadzenie opisanych faktur i innych dokumentów prostych (rachunki,noty, wyciągi bankowe, raporty kasowe) do programu księgowego Symfonia.
  • Sporządzeniu Poleceń Księgowania( PK) na przeksięgowanie miesięcznych rozliczeń międzyokresowych. Dotyczy to takich kosztów jak podatek od nieruchomości, polisy ubezpieczeniowe, strona internetowa. Opłatę roczną dzielimy na 6 lub 12 miesięcy zgodnie treścią dokumentu.
  • Sporządzeniu PK na rozliczenie VATu,operacja polega na przeksięgowaniu z kont analitycznych na konto rozrachunkowe z US. Wartość tego konta musi być zgodna z deklaracją VAT7 za dany miesiąc.

2. Sporządzenie kalkulacji do CIT obliczenie podatku dochodowego.

  • Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów, księgowa drukuje z systemu zestawienie kont, bilans i rachunek zysków i strat. W oparciu o te dane zostaje sporzadzona kalkulacja podatkowa. Polega ona na analizie kont i wykluczeniu z obliczenia podstawy podatku kosztów NKUP. Następnie od podstawy do obliczenia podatku odejmujemy 50% strat z lat ubiegłych jeśli takie występują, jeśli nie wyliczamy podatek. Księgowa sporządza polecenie zapłaty podatku. Po zatwierdzeniu przez szefa działu księgowości kalkulacji, zostaje sporządzony przelew do US.
  • Termin sporządzenia i wpłacenia zaliczki do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

3. Sporządzenie kalkulacji do CIT-8 obliczenie rocznego podatku dochodowego,

  • Na zakończenie roku podatkowego dokonuje się naliczenia odsetek od pożyczek i księguje się do ksiąg Poleceniem Księgowania. Sprawdza się zapisy na wszystkich kontach. Dokonuje się uzgodnień pomiędzy zapisami w Tabelach Rozliczeń Międzyokresowych i Tabelach Środków Trwałych z księgami. Nalicza się różnice kursowe na dzień 31 grudnia danego roku do kont rachunków walutowych i kont rozrachunkowych z kontrahentami zagranicznymi w walucie obcej. Po sprawdzeniu ksiąg dokonuje się wyliczenia kalkulacji podatkowej w celu wyliczenia podatku dochodowego. Następnie sporządza się deklarację roczną CIT-8 i wysyła się do Urzędu Skarbowego.
  • Termin sporządzenia i zapłaty podatku do 31 marca.

4. Sporządzenie deklaracji VAT-7

  • Księgowa wprowadza do systemu do specjalnie utworzonych rejestrów faktury zakupowe, sprzedażowe oraz korygujące. Kontrolując jednocześnie czy dokumenty są opatrzone podpisami osób odpowiedzialnych za poniesienie kosztu oraz z opisem jakiego projektu koszt dotyczy i czy jest zgodny z umową. Następnie rejestry są drukowane z systemu i sprawdzane raz jeszcze z dokumentami. Po tej weryfikacji, na podstawie rejestrów sporządzana jest kalkulacja do  do VAT-7. Polega ona na wpisaniu do tabeli wartości netto sprzedaży w rozbiciu na stawki VAT oraz wartości netto zakupów pozostałych i środków trwałych. Na podstawie rejestrów i kalkulacji sporządzana jest deklaracja zgodnie z przepisami podatkowymi.
  • Termin sporządzenia i zapłaty do 25 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

5. Sporządzanie deklaracji podatku od nieruchomości

  • Wszystkie spółki będące właścicielami nieruchomości są zobowiązane do złożenia deklaracji od nieruchomości  do Urzędu Miejskiego. Wysokość podatku zależna jest od wielu czynników i oblicza się go zgodnie z ustawą o podatkach i opłatach lokalnych. Sposób płatności jest zależny od płatnika, może być miesięczny, kwartalny lub roczny.
  • Termin sporządzenia do 31 stycznia.

6. Sporządzanie raportów do GUS

  • W zależności od rodzaju spółki są różne raporty, w przypadku SPV sporządzamy KZ ( Kapitały Zagraniczne) gdzie pracując na bilansie i rachunku zysków i strat przedstawiamy sytuację firmy odnośnie udziału kapitału zagranicznego w spółkach, pożyczek, sytuacji finansowej firmy. Sprawozdania są sporządzane na specjalnym portalu GUS, każda spółka ma swoj login i hasło.
  • Termin sporządzenia do 20 kwietnia.

7. Sporządzanie sprawozdań do NBP

  • Każda spółka ma do wypełnienia 22 raporty różnego rodzaju , w zależności od sytuacji firmy. Spółki muszą najpierw ustalić progi sprawozdawcze. Sprawozdania są sporządzane w oparciu o zapisy w księgach, bilans oraz rachunek zysków i strat. Głównie dotyczą zmiany kapitałów spółki, pobranych lub udzielonych pożyczek , kredytów, transakcji z podmiotami powiązanymi, zagranicznymi.
  • Termin sporządzenia co kwartał do 20 każdego miesiąca za kwartał poprzedni.

8. Sporządzanie sprawozdań finansowych

  • Na koniec roku podatkowego sporządza się Sprawozdanie Roczne. Składa się ono z Bilansu, Rachunku Zysków i Strat, Informacji Dodatkowej, Protokołu Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników, Uchwały Zgromadzenia wspólników oraz Sprawozdania Zarządu Spółki. Cały komplet dokumentów sporządzone jest w czterech egzemplarzach. Po złożeniu przez Zarząd sprawozdania składane są w Krajowego rejestru Sądowego, do Urzędu Skarbowego, dla Inwestorów i jeden komplet zostaje w aktach spółki.
  • Termin sporządzenia i złożenia do 30 czerwca.
  • Sporządza sie potwierdzania sald dla wszystkich odbiorców w celu weryfikacji i potwierdzenia zgodności zapisów w księgach naszych i kontrahentów.
  • Termin sporządzenia i wysyłki do 31 marca.

9. Zwrot VAT-u

  • W sytuacji kiedy wystąpi nadwyżka podatku naliczonego nad należnym spółka może wystąpić o zwrot podatku. Polega to na wykazaniu w deklaracji podatku do zwrotu w terminie ustawowym, np. 60 dni od dnia złożenia deklaracji. Urząd w zależności od wysokości kwoty do zwrotu przeprowadza czynności sprawdzające , bądź kontrolę. Czynności sprawdzające polegają na tym, że inspektor wzywa przedstawiciela spółki do okazania dokumentów wraz z rejestrami za kontrolowany okres. Spółka ma obowiązek okazać wszystkie faktury wchodzące do rejestrów wraz umowami, wyciągi bankowe potwierdzające zapłaty i wpłaty. Inspektor sprawdza wyciągi bankowe czy wszystkie wpłacone kwote zostały zafakturowane i opodatkowane. Sprawdza rejestry z fakturami bardzo szczegółowo, zwłaszcza o wysokich kwotach. Bada czy faktury powstały w oparciu o umowy i czy są zgodne z założeniami umów. Jeśli czynności sprawdzające przejdą pomyślnie Urząd zwraca na konto spółki nadwyżkę podatku. Jeśli pojawiły się jakieś błędy urząd wzywa do sprostowania poprzez korektę, wówczas termin zwrotu przesuwa się i liczy się go od złożenia korekty.

10. Sporządzanie płatności

  • Ta czynność jest wykonywana przez jedną osobę, która zgodnie opracowaną procedurą jest odpowiedzialna za terminowe wykonanie tzw paczek do płatności. Jej zadaniem jest zebranie na dokumentach do zapłacenia wszelkich opisów i podpisów oraz umów, protokołów odbioru potwierdzających ich kwalifikowalność do zapłaty. Następnie  kseruje oryginały, które trafiają do księgowych. Kopie dokumentów są dołączane do paczek. Paczka składa sie z wydruku poleceń zapłaty z systemy bankowego oraz wydruku ze specjalnie opracowanego programu, w którym rejestruje się wszystkie płatności. Ma on na celu wyeliminowanie ewentualnej podwójnej zapłaty. Przygotowane paczki trafiaja do księgowych, które sprawdzaja płatnosci z księgami, oraz do Project Managerów odpowiedzialnych za projekt. Następnie zanoszone są do osoby która akceptuje je do wysyłki i wysyła je.

11. Kontrole podatkowe

  • Polegają na weryfikacji przez inspektorów podatkowych rzetelności zapisów w księgach podatnika. Zazwyczaj odbywają się w siedzibie podatnika. Kontroler informuje podatnika jaki obszar ma podlegać kontroli. W czasie tych czynności księgowy prowadzący spółkę  pozostaje do dyspozycji inspektorów podatkowych i na ich wezwanie przygotowuje zestawienia, wydruki z ksiąg, umowy, dokumenty rejestrowe oraz udziela wszelkich informacji umożliwiających przeprowadzenie kontroli. W razie pytań wystosowanych przez inspektorów Zarząd spółki musi odpowiedzieć w wyznaczonym terminie ( do 7 dni) na piśmie. Inspektorzy szczegółowo opisują badane dokumenty i wszystko umieszczają w protokole kontroli, który zostaje sporządzony w dwóch egzemplarzach i na zakończenie jeden zostaje przekazany spółce. W wypadku jeśli Zarząd nie zgadza się z jego treścią może pisać odwołanie w ciągu 7 dni od dnia otrzymania.

12.  Naliczanie wynagrodzeń

  • Wynagrodzenia są wyliczane w specjalnym programie, do którego wprowadza się informacje dotyczące poszczególnych pracowników. Program generuje listę płac, kart wynagrodzeń oraz ewidencję czasu pracy wymagane przez Kodeks Pracy. Na podstawie listy płac sporządza się deklarację do ZUSu oraz informację dla pracownika o wysokości jego wynagrodzenia.
  • Termin sporządzenia i wypłaty do 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni zgodnie Kodeksem Pracy.
  • Za rok podatkowy sporządza się deklarację wskazującą wszystkie wypłaty wynagrodzeń PIT-4 .
  • Termin sporządzenia i wysyłki do 31 stycznia,
  • Dla każdego pracownika sporządza się  za miniony rok deklarację PIT-11 na podstawie, której rozlicza się on z urzędem skarbowym.
  • Termin sporządzenia i wysyłki do 28 lutego.

13. Czynności dodatkowe

  • Sporządzenie aktualizacji danych spółek na specjalnych drukach NIP-2 w ciągu 7 dni od zaistnienia zmiany,
  • Sporządzanie tabel amortyzacyjnych środków trwałych ( zgodnie z Ustawa), dokumentów OT-przyjęcie Środka Trwałego, LT –likwidacja Środka Trwałego, itd.
  • Sporządzanie tabel Rozliczeń Międzyokresowych ( zgodnie z Ustawą) dotyczy to min. Polis ubezpieczeniowych, podatku od nieruchomości,itd.
  • Sporządzanie tabel Cross-Charg dla inwestorów, kwartalnie na podstawie zapisów w księgach, bilansu i rachunku zysków i strat,
  • Prowadzenie ewidencji pożyczek, naliczania odsetek od pożyczek  oraz ich spłat,
  • Cotygodniowe sporządzanie rozrachunków dla Zarządów spółek,
  • Prowadzenie ewidencji nieruchomości i uaktualnianie wszelkich zmian ( np.Blacharska, Avans, Gwen,)
  • Prowadzenie ewidencji Użytkowania wieczystego dla nieruchomości,
  • Sporządzanie zestawień na polecenie Zarządu

KONTAKT

Consiliator Sp. z o.o.

ul. Rzeźnicza 28-31,

50-130 Wrocław.

tel. +48 71 719 89 53,

fax. +48 71 719 89 20

e-mail: info@consiliator.co